A figura do Encarregado de Proteção de Dados (EPD) surge por exigência do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados(RGPD) em 2016 cujas funções (artº 39º) incidem em:
a) Informar e aconselhar o responsável pelo tratamento ou o subcontratante, bem como os trabalhadores que tratem os dados, a respeito das suas obrigações nos termos do presente regulamento e de outras disposições de proteção de dados da União ou dos Estados-Membros;
b) Controlar a conformidade com o presente regulamento, com outras disposições de proteção de dados da União ou dos Estados-Membros e com as políticas do responsável pelo tratamento ou do subcontratante relativas à proteção de dados pessoais, incluindo a repartição de responsabilidades, a sensibilização e formação do pessoal implicado nas operações de tratamento de dados, e as auditorias correspondentes;
c) Prestar aconselhamento, quando tal lhe for solicitado, no que respeita à avaliação de impacto sobre a proteção de dados e controla a sua realização nos termos do artigo 35.o;
d) Cooperar com a autoridade de controlo;
e) Ponto de contacto para a autoridade de controlo sobre questões relacionadas com o tratamento, incluindo a consulta prévia a que se refere o artigo 36.o, e consulta, sendo caso disso, esta autoridade sobre qualquer outro assunto.
Na UMa, o EPD faz-se acompanhar de uma equipa multidisciplinar para poder dar resposta às várias questões relacionadas com a aplicação do RGPD em determinadas áreas do conhecimento/atuação, quer seja a nível dos trabalhos de investigação a realizar ou até mesmo a nível do funcionamento normal das unidades orgânicas e funcionais da Instituição.
Todos os trabalhos de investigação que a UMa pretenda desenvolver, quer seja por investigadores, professores e/ou alunos, desde que envolvam dados pessoais (nº 1 do artº 4º do RGPD), deverá o EPD da UMa e a sua equipa efetuar uma apreciação da proposta de trabalho a efetuar de modo a garantir que o RGPD está a ser aplicado em conformidade, através da emissão de um parecer.
O EPD e a sua equipa está disponível para esclarecer qualquer dúvida ou questão que qualquer membro da Comunidade Académica tenha a respeito da aplicação do RGPD.